Wie schreibe ich eine formelle E-Mail auf Deutsch?
In unserem Artikel vor zwei Wochen haben wir erklärt, wie man einen E-Mail-Account erstellt. Doch sobald man eine eigene E-Mail-Adresse hat, gibt es für viele Menschen, die noch nicht sehr gut Deutsch sprechen, ein anderes Problem: Wie formuliert man eine höfliche E-Mail auf Deutsch?
In jeder Sprache gibt es unterschiedliche Grußformeln und Verabschiedungen, auf die man achten muss. Wir stellen euch heute einige davon vor. Es geht dabei nur um formelle E-Mails, die ihr an fremde Personen oder Leute wie euren Chef oder eure Chefin schreibt.
1. Betreff
Direkt unter dem Empfänger der E-Mail gibt es eine Zeile, in die ihr den Betreff eintragen könnt. Der Betreff ist eine kurze Überschrift oder Zusammenfassung des Themas, um das es in der E-Mail gehen wird.
Am besten haltet ihr euch hier sehr kurz. Es sollen wirklich nur ein paar Worte sein.
Hier sind einige Beispiele:
- Treffen mit dem Deutschkurs
- Frage zu Integrationskurs am 10. August 2020
- Bewerbung als Servicekraft
- Informationen zum Programm „Deutsch als Fremdsprache“
2. Begrüßung
Die Begrüßung ist jeweils die erste Zeile der E-Mail. Hier könnt ihr ein bisschen abwechseln, wenn ihr die Person besser kennt.
Wenn ihr die Person nicht oder nicht gut kennt:
Sehr geehrter Herr … / sehr geehrte Frau … oder Guten Tag Herr/ Frau …
Wenn ihr die Person besser kennt:
Hallo Herr/ Frau…
Lieber Herr/ liebe Frau Frau…
3. Erster Satz und Text
Wenn ihr eine formelle E-Mail schreibt, solltet ihr im 1. Satz immer das Thema nennen oder eure Frage stellen. Im weiteren Verlauf der E-Mail könnt ihr euer Problem oder eure Frage dann genauer beschreiben.
Wichtige Tipps sind immer:
-
Schreibt in kurzen Sätzen, das ist nicht nur für euch einfacher, sondern auch für die Person, die die E-Mails liest. Schreibt nur einen Gedanken pro Satz auf.
4. Verabschiedung und Grußformel
Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten und Unterschiede, wenn ihr die Person kennt oder wenn sie euch fremd ist.
Wenn ihr die Person nicht oder nicht gut kennt:
Mit freundlichen Grüßen oder Herzliche Grüße
Wenn ihr die Person besser kennt:
Viele Grüße oder Vielen Dank und liebe Grüße...
Nach der Grußformel sollte natürlich immer euer Name stehen. Bei formellen E-Mails schreibt ihr immer euren Vor- und Nachnamen auf.
Wenn ihr um einen Anruf oder eine Postsendung bittet, schreibt auf jeden Fall eure Telefonnummer oder eure Adresse unter euren Namen.
5. Anhänge
Falls ihr Dokumente verschicken müsst, ist es oft am einfachsten, sie als PDF zu verschicken. Bei diesem Format kann sich im Dokument nichts mehr ändern: es sieht beim Empfänger genauso aus wie zuhause bei euch. Bei Word-Dokumenten gibt es da teilweise Probleme.
Um Dokumente oder Fotos einzufügen, gibt es teilweise als Zeichen eine Büroklammer, auf die ihr klicken müsst. Oft gibt es aber auch einfach die Option „Bild einfügen“ oder „Dokument anhängen“. Nach diesen Begriffen könnt ihr in eurem E-Mail-Programm suchen und dann die Datei hochladen.
Wir hoffen, diese Zusammenfassung konnte euch ein wenig helfen bei euren ersten E-Mails :)
Herzliche Grüße
euer alvivi-Team